Cara Membuat Undangan Seminar yang Profesional dan Meningkatkan Kehadiran

Undangan seminar yang baik tidak hanya informatif, tetapi juga membuat penerima ingin hadir. Berikut cara menyusunnya agar terlihat profesional dan efektif.

Informasi yang wajib ada

• Judul acara yang jelas dan menarik.
• Penyelenggara dan, bila ada, mitra kerja sama.
• Hari, tanggal, dan jam lengkap dengan zona waktu.
• Tempat dan alamat, atau link bila acara daring maupun hibrida.
• Susunan acara dan nama pembicara.
• Cara mendaftar atau mengonfirmasi kehadiran.
• Kontak panitia untuk pertanyaan.

Contoh kalimat undangan seminar resmi

Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Seminar Nasional yang akan diselenggarakan pada hari, tanggal, dan tempat berikut. Kehadiran dan partisipasi Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran dan keberhasilan acara ini.

Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk berbagi gagasan dan memperluas jejaring dalam kegiatan yang kami selenggarakan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Cara meningkatkan jumlah peserta yang hadir

1. Kirim lebih awal, idealnya 2 sampai 3 minggu sebelum acara.
2. Personalisasi undangan dengan nama dan jabatan peserta.
3. Minta konfirmasi kehadiran agar peserta merasa terikat dan panitia bisa menyiapkan kapasitas ruangan.
4. Kirim pengingat H-3 dan H-1 kepada peserta yang sudah mendaftar.
5. Sediakan peta dan petunjuk parkir agar peserta tidak kesulitan menemukan lokasi.
6. Siapkan live streaming untuk peserta yang berhalangan hadir.

Percepat registrasi dengan QR check-in

Antrean registrasi sering menjadi kesan pertama yang kurang baik. Dengan QR check-in, setiap peserta menunjukkan kode dari undangannya dan panitia cukup memindainya. Data kehadiran pun langsung tercatat dan bisa diekspor setelah acara.

Pilih tampilan yang profesional

Untuk seminar dan acara kantor, pilih tema yang bersih dengan huruf yang mudah dibaca dan warna yang tidak berlebihan. Di Invitya tersedia tema Korporat, Inovasi, dan Monokrom yang dirancang khusus untuk kegiatan profesional. Buat undangan seminar.